Oksnøen Leir ANS – Personvernerklæring

‍1. Personopplysninger – Behandlingsansvarlig

Opplysninger som kan kobles til enkeltpersoner er personopplysninger.

Behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles ifm. deltakelse eller ansettelse hos Oksnøen Leir er:

Oksnøen Leir ANS, org.nr. 978 684 041, epost: leir@oksnoen.no, tlf. 69 28 44 41, kontaktperson: Bengt Simonsen.

Under følger informasjon om hvordan Oksnøen Leir ANS behandler personopplysninger om deltakere/foresatte og ansatte.

2. Opplysninger om deltakere og foresatte

Personopplysninger som behandles

I forbindelse med påmelding og deltakelse behandles følgende opplysninger om deltakerne:

Navn, fødselsdato, kjønn, adresse, telefonnummer, epost, svømmedyktighet, eventuelle allergier, medisiner, sykdom eller skader, hvem man ønsker å dele rom med og tidligere deltakelse.

I tillegg behandles følgende opplysninger om foresatte:

Navn, epostadresse og telefonnummer.

Enkelte av personopplysningene angitt over regnes som helseopplysninger som regnes som spesielt sensitiv informasjon. Derfor ber vi i påmeldingsskjemaet som fylles inn, om samtykke til at vi behandler disse opplysningene.

Formålet med behandlingen

Oksnøen Leir behandler de nevnte opplysningene for å ivareta den enkelte deltakers helse, trivsel og trygghet.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er dels samtykke (GDPR art. 6, nr. 1, bokstav a), at behandlingen er nødvendig for å kunne oppfylle våre forpliktelser overfor deltakerne og foresatte (GDPR art. 6, nr. 1, bokstav b), at behandlingen kan være nødvendig for å verne den enkelte deltakers vitale interesser (GDPR art. 6, nr. 1, bokstav d) og for formål knyttet til Oksnøen Leirs berettigete interesse, særlig i å kunne følge opp den enkelte deltaker og foresatte (GDPR art. 6, nr. 1, bokstav f).

Databehandlere

Oksnøen Leir utleverer ikke personopplysninger til andre. Eventuelle eksterne leverandører av IT-tjenester etc. som benyttes skal til enhver tid være underlagt databehandleravtale slik at personopplysningene sikres og ikke benyttes til annet enn formålene nevnt over.

Samtykke

Ved å klikke på samtykke-boksen i påmeldingsskjemaet samtykker du til at eventuelle helseopplysninger kan behandles i samsvar med samtykket og det som fremgår av denne personvernerklæringen. Ditt samtykke kan når som helst trekkes tilbake.

Lagringstid

Personopplysningene som legges inn ifm. påmelding vil normalt slettes etter endt sesong. Vi bevarer kontaktinformasjon for å kunne kommunisere om påmelding til neste års leir og eventuelt annen informasjon såfremt det skulle være nødvendig.

Retting, sletting mv.

Du har rett til innsyn i, korrigering og sletting, samt begrensning av og protest mot behandlingen av, personopplysninger om deg, samt rett til å påklage behandlingen til Datatilsynet. Videre kan du ha rett til å få personopplysningene overført til annen behandlingsansvarlig.

Opplysninger om ansatte

Behandling av dine personopplysninger som ansatt hos Oksnøen Leir ANS

Som ansatt hos oss vil vi behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du derfor informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Hvorfor vi behandler personopplysninger og hva slags informasjon som behandles

Vi behandler personopplysninger til ulike formål knyttet til ditt arbeidsforhold hos oss. Under finner du en oversikt over hvilke personopplysninger vi behandler og formålene med dette:

1. Personalmappe: Arbeidsavtale, CV, attester, medarbeidersamtaler, evt. advarsler, ferieoversikt, bonusavtale, timelister mv.Behandlingen er nødvendig for oss for å oppfylle arbeidsavtalen vi har med deg og administrasjon av arbeidsforholdet for øvrig.
2. Gjennomføre rettigheter og plikter pålagt av offentlig myndigheter (skatt, sykemeldinger, permisjoner): Fødselsnummer, betalingsinformasjon, helseopplysninger, mv. Behandlingen skjer på grunnlag av rettslige forpliktelser i skatte- og trygdelovgivning.

Rettslig grunnlag for behandlingen

Det rettslige grunnlaget for vår behandling av personopplysninger om ansatte er i relasjon til de fleste behandlingsaktiviteter GDPR artikkel 6 (1) (b): behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale (ansettelsesavtalen) som de registrerte er part i. I relasjon til enkelte behandlingsaktiviteter, så som oppbevaring av timelister og lønnsopplysninger er det rettslige grunnlaget GDPR artikkel 6 (1) (c): behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige. I enkelte tilfeller vil det rettslige grunnlaget kunne være GDPR artikkel 6 (1) (f): behandlingen er nødvendig for formål knyttet til de berettigete interessene som forfølges av den behandlingsansvarlige eller en tredjepart, som veier tyngre enn den registrertes interesser.

I enkelte tilfeller er det nødvendig å behandle sensitive opplysninger, så som helseopplysninger. Dette vil typisk gjelde i forbindelse med sykdom eller helseplager hos den ansatte. I slike tilfeller vil det rettslige grunnlaget være personopplysningsloven § 9 som fastsetter at slike opplysninger kan behandles når det er nødvendig for å gjennomføre arbeidsrettslige plikter eller rettigheter.

Utlevering av personopplysninger til andre

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være fordi du har samtykket til det, fordi utleveringen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg eller det foreligger lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen, typisk til skattemyndigheter og NAV.

Eventuelle eksterne leverandører av IT-tjenester etc. som benyttes skal til enhver tid være underlagt databehandleravtale slik at personopplysningene sikres og ikke benyttes til annet enn formålene nevnt over.

Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Enkelte opplysninger kan bli lagret i opptil 3,5 år etter avsluttet arbeidsforhold iht. gjeldende regler om oppbevaring av regnskapsmateriale.

Retting, sletting mv.

Du har rett til å anmode om innsyn i, korrigering og sletting, samt begrensning av og protest mot behandlingen av, personopplysninger lagret om deg, samt rett til å påklage behandlingen til Datatilsynet. Videre kan man ha rett til å få personopplysningene overført til annen behandlingsansvarlig.

‍